Cinco ingredientes clave para mejorar la comunicación en los equipos

Tras 35 años de trabajo con grupos de responsables, un ex-directivo reconoce que desafortunadamente todos los equipos de los que ha formado parte a lo largo de su carrera fueron bastante disfuncionales, por eso, nunca lograron acercarse a alcanzar su potencial como equipo, es necesario mejorar la comunicación en los equipos.

La encuesta mundial de Gallup identificó que solo el 15% de los empleados en todo el mundo están comprometidos en sus trabajos (Clifton, 2020). La buena noticia es que el compromiso de los empleados con el equipo y la empresa, se puede incrementar y desarrollar construyendo una comunicación eficaz.

1. Fijar las expectativas desde el primer momento

   Los equipos deben tratar con diferentes culturas internacionales, operar en diferentes franjas horarias y relacionarse con personas que tienen diferente agudeza con el lenguaje. Según nuestra experiencia, es fundamental establecer las expectativas del equipo desde el principio. Llevado a la práctica se necesita tener una reunión inicial para establecer las reglas comunes del trabajo en equipo, incluyendo: ¿cuál es la función general del equipo?, ¿quién hace qué y cuál es mi papel?, ¿cuáles son las expectativas «evidentes» y «ocultas»?, ¿qué está dentro de nuestra autoridad/control y qué no?, ¿cuáles son las normas de etiqueta y la actitud hacia la puntualidad?, ¿cuál es la manera común de comunicación (Email/Zoom/equipos)?, ¿cuándo y con qué frecuencia nos reunimos cara a cara?, ¿cómo tomamos decisiones y resolvemos conflictos?

2. Establecer la seguridad psicológica

   La seguridad en uno mismo es una necesidad humana a la hora de entablar una conversación con una persona en el plano laboral. Cuando no existe esta seguridad, todos los demás aspectos de la relación peligran. Más allá de esto, para tener relaciones óptimas, también necesitamos tener seguridad psicológica. Edmondson (2019), explica la necesidad de proteger a las personas dentro de la organización para que no sean ridiculizadas o sancionadas por hablar claro. Es una práctica común que en muchas compañías se desprestigie a aquellos que expresen opiniones contrarias a las ideas definidas por el equipo directivo. Para establecer un entorno seguro, los líderes y los miembros del equipo pueden tratar de utilizar frases como estas cuando se comunican:

   Valoro tus puntos de vista y me gustaría escuchar más …

   ¿Tienes alguna preocupación o inquietud?

   ¿Qué te ayudaría a avanzar con el siguiente paso en este proyecto?

   Confío plenamente en ti para dirigir este trabajo, por favor dime cómo puedo ser de ayuda ante cualquier dificultad

3. Desarrollar un estilo de comunicación personal y cómo impacta en los demás

   La Comunicación efectiva del equipo depende de la habilidad que tiene cada uno de sus miembros de transmitir sus ideas, identificar posibles obstáculos y de encontrar formas de comunicarse para alcanzar los objetivos mutuamente acordados. La capacidad de transmitir su punto de vista ayuda a resolver conflictos innecesarios en un entorno en constante cambio. Sentirse incomprendido fomenta otros sentimientos como son la soledad, desconexión y la desmotivación. La digitalización en el trabajo en relación a la diversidad de personas y su manera de comunicación con los demás es importante en un entorno laboral. Por ejemplo, un CEO que tiene un estilo de comunicación directo y quiere resolver los problemas rápidamente, es importante que piense junto con el equipo en posibles alternativas para obtener una solución más creativa. Si es un directivo que tiene un estilo de comunicación amigable y prefiere la armonía del equipo, puede ser un reto el abordar el mal rendimiento o el conflicto entre colegas. Para mejorar su comunicación, tendrá que aprender a mantener conversaciones con los demás y aumentar sus habilidades personales para abordar nuevos conflictos.

4. Escuchar qué hay detrás de las palabras

   Toda conversación existe dentro de un contexto cultural que hay que sintonizar y comprender. Interactuar con una persona puede transmitir una realidad emocional que incluye miedos, intenciones y sentimientos como puede ser por ejemplo, la envidia. No se puede captar fácilmente esta información a menos que se escuche y se preste atención a formas no lingüísticas, como puede ser la entonación o la expresión facial. Algunas personas se refieren a esta habilidad como «leer la habitación» y es una habilidad importante para mejorar la comunicación verbal y no verbal dentro de un equipo.

5. Introducir comentarios periódicos / revisiones sobre la calidad de la comunicación del equipo

   La comunicación eficaz en un equipo depende de la realización de revisiones regulares sobre la calidad de las conversaciones y la dinámica del equipo. Esto significa prestar atención a las relaciones, a quién es habitualmente participativo y quién es demasiado prudente al hablar o a las emociones no expresadas, entre otros.

• ¿Están todos los miembros del equipo de acuerdo con el objetivo?

• ¿Se dirige al grupo en esa dirección? ¿Sin rumbo o con un exceso de control?

• ¿Cuál es el tono de la discusión – abstracto, intelectual o emocional?

• ¿Cuál es el nivel de energía, alto o bajo? ¿Subiendo o bajando?

• ¿Qué hay de la postura física – cerrada o abierta?

• ¿Las aportaciones establecen la base de la conversación o cada contribución la lleva en una dirección diferente?

• ¿Hay una falta o un exceso de humor?En resumen, mejorar la comunicación en los equipos puede aumentar la moral, la productividad y el rendimiento del mismo. Hemos proporcionado cinco ingredientes clave que pueden ayudar a los grupos de trabajo a comunicarse más eficazmente, mejorar las relaciones y alcanzar los objetivos generales. Es importante tener en cuenta que este es un proceso continuo y que la recompensa es significativa, pero requiere tiempo y esfuerzo de todos los miembros del equipo.

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