O que faz o trabalho virtual funcionar?

Durante as últimas semanas, a China enfrentou um teste sem precedentes da resiliência de sua economia. Falando com colegas e amigos, fica claro que o país inteiro – e o mundo – está ansioso para voltar ao trabalho, mas nós todos estamos encarando barreiras, como fechamentos de escritórios e quarentenas que levam ao trabalho virtual. Todas ações necessárias para combater o novo coronavírus, mas ainda assim frustrantes para todos os envolvidos.

Minha mais rudimentar estimativa é que metade da China esteja trabalhando em casa nestas últimas semanas, e para nós, aqui na EF, este certamente é o caso. Desde o início da epidemia, pedimos à nossa equipe para continuar trabalhando normalmente, mas na segurança de suas casas, e o mesmo aconteceu para muitas companhias com as quais trabalhamos na China, tanto multinacionais quanto estatais.

Um desafio que as companhias estão encarando agora é que o trabalho virtual ou remoto não é parte da cultura e muitos líderes estão inseguros sobre como agir nestas situações. E é verdade. Você não pode liderar da mesma forma virtualmente como você pode quando está fisicamente presente. A colaboração de equipe torna-se mais complicada e a comunicação torna-se menos fluente quando um não pode ver o outro.

Tendo gerenciado equipes virtualmente em todo o mundo nos últimos 15 anos, acho que cometi todos os erros que poderia. Como um sueco, às vezes acho difícil dizer às pessoas o que fazer. Você quer liderar por consenso e tomar decisões conjuntamente, e estou sempre tentando instruir a equipe em direção à decisão correta — ao invés de impor. Entretanto, essa frequentemente não é uma estratégia efetiva ao trabalhar remotamente e especialmente tampouco quando existe muita incerteza. Nessas situações, as pessoas procuram por instruções claras e conselhos, e minha abordagem tem frequentemente resultado em minha frustração com a falta de ação tomada e na frustração das equipes com a falta de direção.

Eu também frequentemente subestimei o fluxo de comunicação na organização. Quando você discute coisas com a equipe de gestão, você espera que eles sejam capazes de passar a informação correta para os membros da equipe. Entretanto, a realidade é que existe uma grande caixa preta entre você e os membros da equipe. Você espera que eles tenham recebido a informação correta através de seus líderes, porém, cada vez mais do que nunca, eu tenho visto que esse não é o caso. Isso frequentemente acontece porque seus líderes: a) não entenderam completamente a mensagem; b) não concordaram com a mensagem; c) interpretaram a mensagem diferentemente do que você pretendia; d) tinham prioridades diferentes naquele momento; e) simplesmente não ouviram; f) você não foi suficientemente claro… E a lista de razões vai além e além.

Quando éramos crianças costumávamos jogar um jogo chamado Sussurros Chineses. É uma brincadeira infantil que começa com o jogador 1 sussurrando uma mensagem no ouvido do jogador 2, que continua sussurrando para o jogador 3, e assim vai até o último jogador, que anuncia a mensagem que ouviu para o grupo todo. Não são necessários muitos jogadores para a mensagem mudar completamente o significado.

De forma similar, isso acontece muito no trabalho remoto. Sem a linguagem corporal e contato visual, é difícil determinar se uma mensagem está ou não sendo recebida corretamente. Já é suficientemente difícil pessoalmente, mas, sem encontro físico, ainda pior. Além disso, para gerar mudança, você precisa repetir e repetir a mesma mensagem, mas isso poderia tornar isso pior se a mensagem original não tivesse sido entendida corretamente.

Na China, no último um ano e meio, observei que alguns líderes seguem uma mensagem palavra por palavra quando eu pretendia que fosse apenas uma orientação. Também vi o contrário: alguns interpretam como uma orientação muito solta quando se trata de uma regra rígida ou diretriz. Enquanto isso variou de escritório para escritório, me deixou confuso se algo foi bem implementado ou não. E como você pode ver, ainda estou em uma jornada para descobrir qual abordagem funciona melhor e como devemos nos comunicar melhor virtualmente com equipes. É uma perpétua jornada de aprendizado.

Muitos líderes de negócios com os quais tenho conversado recentemente disseram que se preocupam com a produtividade dos membros de suas equipes quando eles trabalham em casa. Eles não acreditam que eles farão a coisa certa se ninguém os monitorar. Isso me lembra de uma frase que eu li em algum lugar: Se você não confia em seu pessoal para trabalhar em casa, antes de mais nada porque você os contratou?

Como um gerente, sempre confiei nos membros de minha equipe, do primeiro dia em que começamos a trabalhar juntos até eles me provarem o contrário. Isso teve resultados tanto positivos quanto negativos na performance dela. A forma como eu gosto de gerenciar é fornecer uma visão e uma direção, e eu confio em minha equipe para descobrir as ações corretas para nos ajudar a atingir essa visão. Me vejo como um guia e mentor e minha experiência diz que muitos gostam dessa liberdade e têm melhor desempenho quando recebem essa confiança. Entretanto, muitas pessoas também ficam paralisadas com a indecisão quando recebem essa liberdade e, como um líder, você precisa identificar isso logo e ajudá-las, frequentemente fornecendo as instruções passo a passo. Até que você faça isso elas não terão um desempenho no nível que você espera.

Trabalhando virtualmente, isso é ainda mais difícil de fazer. Como você identifica quem precisa de mais apoio? É difícil fazer as pessoas falarem em reuniões normais. Em reuniões virtuais acontece o mesmo, mas com o desafio adicional de que você sequer pode ver se a pessoa está prestando atenção ou até mesmo escutando. Acho que todos nós participamos de reuniões virtuais em que nossas mentes começaram a flutuar, ou recebemos uma mensagem no celular e desviamos nossa atenção para respondê-la e paramos de ouvir. Sejamos francos: poucas reuniões virtuais de mais de 30 minutos são eficazes.

E acho que temos que ser realistas. Sim, quando as pessoas trabalham em casa, elas têm distrações (especialmente agora em que as crianças de todas estão fora da escola), mas, em compensação, elas também não precisam viajar duas horas por dia e não têm colegas que as interrompem a cada cinco minutos e outras distrações do escritório.

Existem muitos países e companhias ao redor do mundo que adotaram o trabalho virtual na última década. Nos Estados Unidos, é comum que a equipe esteja baseada em casa, e isso está se tornando cada vez mais normal também na Europa. A nova geração que está se somando à força de trabalho é nativa no digital. Para eles, comunicar-se virtualmente é tudo o que sempre souberam. Então o trabalho virtual não é algo temporário que tivemos que encarar devido ao coronavírus. É o futuro inevitável.

Como empregadores e líderes, estamos enfrentando uma situação laboral onde a liberdade para escolher onde e quando você trabalha é importante para escolher empregadores. Muitos estão procurando por equilíbrio entre o trabalho e a vida, respeito e cultura solidária, não apenas dinheiro. Como companhias, precisamos permitir um certo nível disso se queremos continuar a atrair talentos e mantê-los motivados.

Pessoalmente acho que a gestão virtual se refere a alguns princípios simples:

• Ter uma visão clara de onde você quer ir;

• Ter certeza de que todos entendem seus papeis nesta visão – use comunicação escrita para dar continuidade à comunicação verbal;

• Confie nas pessoas para completar os objetivos que você definir, mas assegure que você ajuda as pessoas que estão “perdidas” e explica claramente o que precisa ser feito;

• Não verifique as pessoas com tanta frequência. Eu percebi que isso é algo que mata a motivação, mas defina reuniões virtuais regulares para compartilhar atualizações. Certifique-se de que sejam curtas;

• Adote novas ideias. Diferentes situações de trabalho geram diferentes soluções.

Nas últimas semanas trabalhando remotamente com nosso time na China, vi a criatividade das pessoas florescer. Muitas das iniciativas que lançamos nas últimas semanas se devem à ingenuidade e ação individuais dos membros da equipe. Nunca deixo de me impressionar como um desafio frequentemente traz à tona o que existe de melhor nas pessoas, e, se acreditamos em nossas equipes para superar desafios, tudo indica que elas conseguirão.

Então, enquanto trabalhar virtualmente não for a resposta para tudo, se você adotar isso enquanto estiver diante da necessidade e liderar com confiança, você provavelmente libertará novas habilidades que te ajudarão a levar seu negócio a novos níveis. Tenho certeza de que fizemos isso.