5 Schlüsselfaktoren zur Verbesserung der Kommunikation Ihrer Teams

Eine Führungskraft zog nach 35 Jahren in Managementteams Bilanz: „Keines der Teams, in denen ich während meiner Laufbahn tätig war, hat richtig funktioniert. Das ist traurig, weil wir dadurch nie auch nur annähernd unser volles Potenzial ausschöpfen konnten.“ Mit dieser Auffassung ist er nicht allein.

Eine Gallup World-Umfrage hat ergeben, dass nur 15 % der Beschäftigten weltweit ein hohes Engagement am Arbeitsplatz aufweisen (Clifton, 2020). Positiv daran ist, dass dieses Engagement durch die Förderung von Beziehungen und guter Kommunikation im Team gestärkt werden kann. Unsere 5 Tipps helfen Ihnen dabei.

1. Legen Sie zu Beginn die Erwartungen fest

   Teams müssen bei der Zusammenarbeit verschiedene Kulturen berücksichtigen, über Zeitzonen hinweg kommunizieren und mit Menschen mit unterschiedlichen Sprachkenntnissen arbeiten. Unserer Erfahrung nach ist es essenziell, die Erwartungen früh zu definieren.

   Setzen Sie ein Kickoff-Meeting an, in dem Sie grundlegende Regeln für die Zusammenarbeit festlegen. Was ist die allgemeine Aufgabe des Teams? Wer macht was und was ist meine Rolle? Welche „offenen“ und „versteckten“ Erwartungen gibt es? Was unterliegt unserer Autorität/Kontrolle und was nicht? Welcher Dresscode gilt und wie sind die Erwartungen hinsichtlich Pünktlichkeit? Welches Kommunikationstool wird normalerweise verwendet (E-Mail/Zoom/Teams)? Wann und wie oft treffen wir uns persönlich? Wie treffen wir Entscheidungen und lösen Konflikte?

2. Schaffen Sie psychologische Sicherheit

   Körperliche Sicherheit ist ein menschliches Grundbedürfnis. Wird dies verletzt oder gefährdet, sind damit alle anderen Aspekte einer Beziehung in Gefahr. Für gute Beziehungen brauchen wir aber auch psychologische Sicherheit. Laut Edmondson (2019) müssen Menschen in Unternehmen unbedingt davor geschützt werden, lächerlich gemacht oder gar bestraft zu werden, wenn sie ihre Meinung äußern. In vielen Teams schrecken die Mitarbeitenden davor zurück, ihre Meinung zu sagen, wenn diese von den Vorstellungen des Managements abweicht. Diese Dynamik ist in der Regel unausgesprochen und versteckt. Um ein sicheres Umfeld für ihre Teams zu schaffen, können Führungskräfte und andere Teammitglieder folgende Formulierungen verwenden:

   „Ich schätze Ihre Ansichten und würde gern mehr hören...“

   „Haben Sie Sorgen/Bedenken?“

   „Was kann Ihnen in der nächsten Phase des Projekts helfen?“

   „Ich vertraue Ihnen bei der Durchführung dieser Aufgabe. Informieren Sie mich bitte, wenn ich Sie bei Schwierigkeiten unterstützen kann.“

3. Werden Sie sich Ihres Kommunikationsstils und Ihrer Wirkung auf andere bewusst

   Effektive Kommunikation im Team hängt von der Fähigkeit ab, den eigenen Kommunikationsstil zu verstehen, mögliche Brüche zu erkennen und Wege zu finden, so zu kommunizieren, dass das Team gemeinsam vereinbarte Ziele erreichen kann. Wenn wir uns auf den Kommunikationsstil der anderen einstellen, versuchen, die Welt aus ihren Augen zu sehen und ihre Perspektive einzunehmen, dann können wir unnötige Konflikte vermeiden und hervorragende Ergebnisse erzielen.

   Das Gefühl missverstanden zu werden, führt dazu, dass wir uns einsam, allein und unmotiviert fühlen. Nehmen wir an, eine Führungskraft bevorzugt eher direkte Kommunikation und will Probleme schnell lösen. Hier ist es wichtig, einen Schritt zurück zu gehen und gemeinsam mit dem Team über Alternativen für eine kreativere Lösung nachzudenken. Wenn Sie als Führungskraft einen eher herzlichen Kommunikationsstil pflegen und Harmonie im Team bevorzugen, ist es möglicherweise schwierig für Sie, schwache Leistungen oder Konflikte im Team anzusprechen. Zur Verbesserung Ihrer Kommunikation müssen Sie lernen, zielgerichtete/schwierige Gespräche zu führen und Ihre Fähigkeiten im Umgang mit Konflikten verbessern.

4. Hören Sie auf das, was nicht gesagt wird

   Jedes Gespräch findet in einem kulturellen Kontext statt, auf den Sie sich einstimmen und den Sie verstehen müssen. Unter der Oberfläche jeder Interaktion stecken Emotionen – Ängste, Absichten, Gefühle wie Konkurrenzdenken oder Neid. Für diese Informationen müssen Sie wirklich zuhören und auf das Ungesagte achten. Die Fähigkeit, den Beziehungsaspekt eines Gesprächs zu erkennen, ist entscheidend, um die verbale und nonverbale Kommunikation im Team zu verbessern.

5. Führen Sie regelmäßige Feedback-Sessions über die Qualität der Kommunikation im Team ein

   Um dauerhaft gute Kommunikation im Team zu erreichen, geben Sie regelmäßig Feedback über die Qualität der Konversationen und die Dynamik im Team. Das bedeutet, auf den Beziehungsaspekt zu achten: Wer ist laut und wer eher ruhig? Welche unausgesprochenen Gefühle gibt es im Team?

• Sind sich alle über das Ziel einig?

• Bewegt sich die Gruppe in diese Richtung? Ziellos oder mit zu viel Kontrolle?

• Wie ist der Tonfall im Gespräch – abstrakt und intellektuell oder emotional?

• Ist das Energielevel hoch oder niedrig? Steigt es oder fällt es?

• Wie ist die Körperhaltung? Geschlossen oder offen?

• Baut die Diskussion auf vorgebrachten Argumenten auf oder bewegt sich jeder Beitrag in eine andere Richtung?

• Gibt es zu wenig (oder übermäßig viel) Humor?

Effektive Kommunikation im Team kann die Arbeitsmoral, Produktivität und Leistung steigern. Mit unseren fünf Schlüsselfaktoren können Ihre Teams effektiver kommunizieren, ihre Beziehungen verbessern und ihre allgemeinen Ziele erreichen. Vergessen Sie bitte nicht, dass es sich hierbei um einen fortlaufenden Prozess handelt, der sich am Ende lohnt, aber auch viel Zeit und Mühe von gesamten Team erfordert.

Weitere Informationen finden Sie in „Connect: Resolve Conflict, Improve Communication, Strengthen Relationships“, veröffentlicht von Pearson und FT.