Was macht virtuelle Arbeit möglich?

Die letzten Wochen stellten Chinas Wirtschaft vor eine Zerreißprobe. Aus Gesprächen mit Kolleginnen und Freunden wird deutlich, dass das ganze Land (und die ganze Welt) wieder zurück zur Arbeit will. Aber Büroschließungen und Quarantänebestimmungen hindern uns daran und virtuelles Arbeiten ist die Folge – alles notwendige Maßnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus, aber dennoch frustrierend für alle Beteiligten.

Meiner groben Schätzung nach musste halb China in den letzten Wochen von zu Hause aus arbeiten – für uns hier bei Hult EF war das definitiv der Fall. Seit Ausbruch des Virus haben wir unsere Teams gebeten, wie gewohnt ihrer Tätigkeit nachzugehen – jedoch sicher von zu Hause aus. Und viele Unternehmen, mit denen wir in China zusammenarbeiten, taten dasselbe, von multinationalen Konzernen bis hin zu Staatsbetrieben.

Virtuelle Arbeit oder Remote Work sind oft nicht Teil der Unternehmenskultur, und viele Führungskräfte sind unsicher, wie sie sich in solchen Situationen verhalten sollen. Und es stimmt, dass man ein Team virtuell nicht auf dieselbe Weise managen kann wie persönlich. Die Zusammenarbeit im Team wird komplizierter; die Kommunikation läuft weniger reibungslos, wenn man sich nicht sehen kann.

In den letzten 15 Jahren habe ich virtuelle Teams aus aller Welt geleitet und wohl jeden nur denkbaren Fehler gemacht. Ich bin Schwede und finde es manchmal schwierig, den Leuten zu sagen, was sie tun sollen. Man will immer einen Konsens finden und Entscheidungen gemeinsam treffen. Ich versuche stets, das Team zur richtigen Entscheidung zu führen, nicht zu diktieren. Wenn man remote arbeitet, ist das jedoch nicht immer eine effektive Strategie, vor allem nicht in Zeiten großer Unsicherheit. In solchen Situationen suchen die Menschen nach klaren Anweisungen und Tipps. Danach war nicht nur ich frustriert, weil nichts passierte, sondern auch mein Team, weil es keine Anweisungen erhielt.

Ich habe auch oft den Kommunikationsfluss in der Organisation unterschätzt. Wenn Sie Dinge mit dem Management besprechen, hoffen Sie, dass die richtigen Informationen an die Teammitglieder weitergegeben werden. In der Praxis gibt es jedoch eine große unsichtbare Hürde zwischen Ihnen und den Teammitgliedern. Man hofft, dass alle die richtigen Informationen von ihren Teamleads erhalten, aber ich habe oft genug erlebt, dass dies nicht der Fall ist. Das kann passieren, wenn die Teamleads a) die Botschaft nicht ganz verstanden haben, b) nicht mit der Botschaft einverstanden sind, c) die Botschaft anders interpretiert haben, d) zu diesem Zeitpunkt andere Prioritäten haben, e) einfach nicht zugehört haben, f) Sie nicht deutlich genug waren, usw. Die Liste lässt sich ewig fortführen.

Als Kind haben wir gern „Stille Post“ gespielt. Ein Kind flüstert einem anderen einen Satz ins Ohr. Das zweite Kind flüstert den Satz weiter zum dritten, usw. Das letzte Kind verkündet dann, was er oder sie glaubt verstanden zu haben. Auch wenn nur wenige Kinder mitspielen, kann sich die Bedeutung der Nachricht komplett verändern.

Auf ähnliche Art passiert das häufig bei Remote Work. Ohne Körpersprache und Blickkontakt kann man schwer beurteilen, ob eine Nachricht richtig angekommen ist oder nicht. Das ist schon schwer genug, wenn man sich gegenübersteht, aus der Ferne ist das bestimmt noch schwieriger. Um Veränderungen herbeizuführen, müssen Sie außerdem dieselbe Botschaft immer und immer wieder kommunizieren. Wenn die Botschaft jedoch initial falsch verstanden wurde, macht es das nur noch schlimmer.

In China habe ich in den letzten 1,5 Jahren die Erfahrung gemacht, dass einige Führungskräfte meinen groben Guidelines wortwörtlich folgen. Ich habe aber auch das Gegenteil erlebt: Manche interpretieren zwingende Vorgaben als lose Handlungsempfehlungen. Das ist natürlich von Büro zu Büro unterschiedlich, und doch war ich oft verwirrt, ob etwas gut umgesetzt wurde oder nicht. Und wie Sie vielleicht merken, bin ich immer noch auf der Suche nach der besten Herangehensweise, mit Teams virtuell zu kommunizieren. Dieses Learning wird auch nie aufhören.

Viele Führungskräfte, mit denen ich in letzter Zeit gesprochen habe, erzählten mir von ihren Sorgen um die Produktivität ihrer Teams, wenn diese von zu Hause aus arbeiten. Sie glauben nicht, dass ihr Team immer das Richtige tut, wenn niemand es überwacht. Das erinnert mich an ein Zitat, das ich einmal gelesen habe: Wenn Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nicht vertrauen, wenn sie remote arbeiten, warum haben Sie sie dann überhaupt eingestellt?

Als Führungskraft habe ich meinen Teammitgliedern vom ersten Tag an vertraut, bis sie mir das Gegenteil bewiesen haben. Das hat sich sowohl positiv als auch negativ auf die Leistung meiner Teams ausgewirkt. Als Führungskraft gebe ich gern eine Vision, eine Richtung vor. Ich vertraue darauf, dass mein Team sich so verhält, dass wir diese Vision erreichen. Ich sehe mich als Guide und Mentor, und meiner Erfahrung nach genießen viele diese Freiheit und erbringen bessere Leistungen, wenn sie merken, dass ihnen jemand vertraut. Viele Menschen fühlen sich ohne klare Vorgaben aber auch verloren, und als Führungskraft müssen Sie dies frühzeitig erkennen und sie mit Anleitungen, Schritt für Schritt unterstützen. Solange Sie das nicht tun, werden sie nicht die Leistung erbringen, die Sie erwarten

Beim virtuellen Arbeiten wird das noch schwieriger. Wie erkennen Sie, ob jemand mehr Unterstützung benötigt? In normalen Meetings ist es schon schwierig, die Leute dazu zu bringen, etwas zu sagen. Bei Online-Meetings besteht zusätzlich die Herausforderung, dass Sie nicht einmal sehen können, ob die Leute aufpassen oder zuhören. Ich glaube, wir kennen das alle: Wir sitzen im Online-Meeting und unsere Gedanken schweifen ab, oder am Smartphone erscheint eine Nachricht, der wir dann all unsere Aufmerksamkeit widmen. Und seien wir mal ehrlich: nur sehr wenige Meetings, die länger als 30 Minuten dauern, sind effektiv.

Ich denke, wir müssen realistisch sein. Ja, wenn Menschen im Home-Office arbeiten, sind sie manchmal abgelenkt (besonders jetzt, wo die Kinder nicht zur Schule gehen), aber im Vergleich dazu müssen sie keine zwei Stunden am Tag pendeln und werden nicht alle 5 Minuten von Kolleginnen oder Kollegen gestört.

In den letzten zehn Jahren haben viele Länder und Unternehmen weltweit Remote Work für sich entdeckt. In den USA ist es üblich, dass von zu Hause aus gearbeitet wird und dieser Trend kommt auch in Europa immer mehr an. Die Generation, die künftig in den Arbeitsmarkt eintritt, sind Digital Natives. Sie kennen nur virtuelle Kommunikation. Virtuelles Arbeiten ist also kein vorübergehender Trend, mit dem wir erst durch das Coronavirus konfrontiert wurden, sondern die unausweichliche Zukunft.

Als Arbeitgeber und Führungskräfte sind wir damit konfrontiert, dass die Freiheit zu wählen, wo und wann man arbeitet, ein wichtiges Kriterium bei der Arbeitssuche ist. Viele Arbeitnehmer suchen nach Work-Life-Balance, Respekt und einer sozialen Unternehmenskultur – nicht nur nach Geld. Wenn wir als Unternehmen weiterhin Talente anziehen und motivieren wollen, müssen wir das also bis zu einem gewissen Grad zulassen.

Ich bin der Meinung, dass es beim Management virtueller Teams auf ein paar einfache Grundsätze ankommt:

• Haben Sie eine klare Vorstellung davon, wo Sie hinwollen

• Stellen Sie sicher, dass alle ihre Rolle in dieser Vision verstehen – nutzen Sie schriftliche Follow-ups nach mündlichen Vereinbarungen

• Vertrauen Sie darauf, dass Ihr Team die von Ihnen gesetzten Ziele erreicht, aber helfen Sie auch denen, die nicht mehr weiter wissen und geben Sie ihnen eine Anleitung, was zu tun ist

• Kontrollieren Sie Ihr Team nicht zu sehr; ich habe festgestellt, das stört die Motivation. Veranstalten Sie stattdessen regelmäßige Online-Treffen für Updates. Halten Sie diese Meetings kurz

• Lassen Sie sich auf neue Ideen ein – neue Arbeitssituationen führen zu neuen Lösungen

Als ich in den letzten Wochen remote mit unserem chinesischen Team gearbeitet habe, konnte ich sehen, wie kreativ das Team wurde. Viele Initiativen, die wir in den letzten Wochen auf den Weg gebracht haben, sind auf den Einfallsreichtum und die Tatkraft einzelner Teammitglieder zurückzuführen. Es erstaunt mich immer wieder, wie eine Herausforderung oft das Beste in den Menschen hervorbringt. Trauen wir unseren Teams zu, die Herausforderung zu meistern, dann werden sie das auch tun.

Remote Work ist nicht die Lösung für alles, aber wenn Sie sich darauf einlassen und Ihrem Team Vertrauen entgegenbringen, setzen Sie vielleicht neue Fähigkeiten frei, mit denen Sie Ihr Unternehmen auf das nächste Level bringen. Ich bin sicher, wir haben das geschafft.